Software HCM, RR. HH. y nómina para Arabia Saudita

Cómo funciona GOSI en la práctica.

GOSI se calcula sobre el salario cotizable, que es el salario base más la ayuda de vivienda. Las demás asignaciones - transporte, móvil, escolaridad - quedan excluidas, y las cotizaciones tienen un tope mensual, así que un salario muy alto cotiza lo mismo que uno situado en el tope.

El reparto varía según la nacionalidad, y ahí empiezan la mayoría de los errores de nómina. Los nacionales saudíes y del CCG están dados de alta en tres ramas: pensiones, seguro de desempleo (SANED) y riesgos laborales. Los empleados no saudíes solo están cubiertos por riesgos laborales, y esa cotización corre íntegramente a cargo de la empresa, sin deducción alguna al empleado.

La nacionalidad no es la única división. La nueva Ley de Seguros Sociales, en vigor desde el 3 de julio de 2024, no sustituyó al régimen anterior: convive con él. Los saudíes ya dados de alta antes de esa fecha mantienen el tipo de pensiones establecido, mientras que quienes se dan de alta por primera vez en esa fecha o después están en un tipo que sube medio punto por cada parte cada julio hasta alcanzar el 11 por ciento en julio de 2028. Por eso dos compañeros con salarios idénticos, contratados con semanas de diferencia, cotizan importes distintos.

La consecuencia práctica es que dos empleados con salarios idénticos generan un neto distinto y un coste empresarial distinto según la nacionalidad. Una nómina que aplica un mismo tipo a todos será incorrecta para parte de la plantilla cada mes, y el error se acumula en silencio hasta que una auditoría o una conciliación con la GOSI lo saca a la luz.

Magnar aplica las reglas de cada rama por empleado en cada ejecución, de modo que la distinción por nacionalidad la gestiona el sistema y no quien mantiene la hoja de cálculo.

Nómina que se contabiliza directamente en SAP Business One.

La mayoría de los sistemas de RR. HH. de este mercado terminan en la nómina. Se calcula la nómina, el fichero va al banco y después alguien vuelve a introducir los totales en la contabilidad como asiento. Ese paso de reintroducción es donde el cierre contable pierde días y donde las cifras de RR. HH. y las de finanzas empiezan a discrepar.

Magnar se integra de forma nativa con SAP Business One y contabiliza en SAP, Oracle, Microsoft Dynamics y Odoo a través del Hub de integración. Los conceptos salariales se asignan a cuentas contables, los asientos se generan por periodo y los costes se reparten por departamento, proyecto y sucursal, de modo que la ejecución de nómina produce el asiento contable en lugar de un informe que alguien deba transcribir.

Para un grupo con varias entidades jurídicas en Arabia Saudí, esa asignación es la diferencia entre un cierre de una tarde y uno de una semana. Cada entidad contabiliza en sus propias cuentas con sus reglas legales aplicadas, y el grupo consolida sin que nadie concilie hojas de cálculo entre ellas.

Las provisiones por fin de servicio se acumulan en el mismo libro mayor, los asientos multidivisa se convierten automáticamente y los periodos se bloquean al contabilizarse, de modo que la cifra que ve finanzas es la que produjo la nómina, no una aproximación.

Esta es la parte que la mayoría de proveedores de RR. HH. en Arabia Saudí no cubre. Un sistema que calcula bien la GOSI pero entrega a finanzas una hoja de cálculo solo ha resuelto la mitad del problema.

WPS, Mudad y con qué debe coincidir el fichero.

El Sistema de Protección de Salarios obliga a las empresas a presentar los registros de pago en cada periodo de nómina para que el Ministerio confirme que el personal cobró íntegramente y a tiempo. En Arabia Saudí esas presentaciones pasan por la plataforma Mudad y el banco de la empresa, que concilia el fichero con las transferencias realmente efectuadas.

Un fichero se rechaza cuando el identificador del establecimiento, los identificadores de los empleados, los conceptos salariales o las fechas de pago no coinciden con lo que ya tienen el Ministerio y el banco. En la práctica, la mayoría de los rechazos son problemas de datos y no de pago: un número de iqama renovado a mitad de periodo, una cuenta bancaria cambiada después de montar el fichero, o un desajuste entre salario base y total introducido al elaborarlo a mano.

Todas ellas se remontan a la misma causa: el fichero se elaboró al margen del ciclo de nómina. Cada paso de exportación a Excel entre calcular la nómina y presentarla es una oportunidad para que ambos dejen de coincidir.

Los desajustes repetidos importan más allá de la molestia. El cumplimiento del WPS alimenta la calificación del establecimiento, y esa calificación rige permisos operativos como la emisión de visados y los traslados de empleados. Un departamento de nóminas que trata el WPS como un ejercicio mensual de formato asume un riesgo de negocio, no administrativo.

Magnar genera el archivo del WPS a partir de la misma ejecución que produjo las nóminas, de modo que la presentación y los pagos no pueden reflejar cifras distintas.

Indemnización por fin de servicio, y por qué debe provisionarse.

La indemnización por fin de servicio se devenga de forma continua durante todo el periodo de empleo, no en el momento de la salida. La ley laboral saudí concede medio mes de salario por cada uno de los cinco primeros años y un mes completo por cada año posterior, con el derecho reducido en caso de dimisión según la antigüedad y abonado íntegro en caso de despido.

Como se devenga, tratarla como un coste de salida es un error contable y no una preferencia de calendario. Una organización con varios cientos de empleados soporta un pasivo considerable que corresponde al balance mucho antes de que nadie dimita, y los equipos financieros que solo lo reconocen en la liquidación se llevan una sorpresa desagradable en cualquier mes con varias bajas.

La escala de dimisión es también la parte que más a menudo se aplica mal, porque depende de los años de servicio cumplidos en el momento de la salida y cambia en umbrales definidos. Equivocarse a favor del empleado sale caro; equivocarse en el otro sentido es un conflicto laboral.

Magnar provisiona el pasivo en cada periodo y aplica automáticamente la escala correcta en la liquidación, de modo que la cifra contable y la del último recibo son la misma.

Saudización y Nitaqat como una cifra en vivo.

La saudización es la proporción de nacionales saudíes en la plantilla de un establecimiento, evaluada bajo Nitaqat frente a un objetivo que varía según el sector y el tamaño. La banda resultante determina lo que el establecimiento puede hacer: contratación, emisión de visados y traslados de empleados dependen de mantenerse en el umbral o por encima.

La dificultad operativa es que el ratio cambia cada vez que alguien entra o sale, mientras que la mayoría de las organizaciones solo lo calculan cuando deben declararlo. Para entonces, una decisión de contratación tomada dos meses antes ya ha empujado al establecimiento a una banda inferior, y el coste aparece como una solicitud de visado denegada en lugar de como una cifra en un informe.

Las conversiones de contratistas, la contratación estacional y una tanda de dimisiones en un mismo departamento mueven la cifra, y ninguno se anuncia como un evento de saudización en el momento en que ocurre.

Este es un caso en el que el requisito de información y la decisión de gestión son la misma cifra. Magnar muestra el ratio de nacionalidad como dato en vivo en cada entidad jurídica, derivado de los mismos expedientes de empleado que ejecutan la nómina, de modo que la contratación se planifica sobre la cifra real y no sobre una hoja de cálculo que era exacta el trimestre pasado.

Hijri y gregoriano en la misma nómina.

Las organizaciones en Arabia Saudí funcionan habitualmente con ambos calendarios a la vez: contratos y derechos de vacaciones expresados en años hijríes, y periodos de nómina e informes financieros en meses gregorianos. Ambos no coinciden, porque un año hijrí es unos once días más corto.

Esa diferencia no es cosmética. Las vacaciones anuales devengadas en base hijrí y pagadas en una nómina gregoriana producen una discrepancia cada año, y un fin de servicio calculado con el calendario equivocado se equivoca en el cómputo de años completos justo en los umbrales donde cambia el derecho.

La mayoría de los sistemas gestionan un calendario y dejan el otro al ajuste manual, y ahí empieza un segundo conjunto de registros: en cuanto existen dos, divergen. Magnar admite ambos en los periodos de nómina, el devengo de vacaciones y las fechas de contrato, de modo que una organización que funciona con el año hijrí no mantiene libros paralelos que conciliar a fin de año.