الموارد البشرية والرواتب والحضور والخدمة الذاتية في منصة واحدة، مع قواعد الأنظمة السعودية مدمجة في صميم النظام لا مضافة إليه. شغّل التأمينات وحماية الأجور ونهاية الخدمة من محرك الرواتب نفسه الذي يرحّل مباشرة إلى نظامك المحاسبي.
تُحتسب اشتراكات التأمينات الاجتماعية على الأجر الخاضع للاشتراك، وهو الراتب الأساسي مضافًا إليه بدل السكن. أما بقية البدلات - النقل والهاتف والتعليم - فلا تدخل في الحساب، وتخضع الاشتراكات لحد أقصى شهري، فالأجر المرتفع جدًا يسدد الاشتراك نفسه المستحق عند الحد.
يختلف التوزيع بحسب الجنسية، ومن هنا تبدأ معظم أخطاء الرواتب. السعوديون ومواطنو دول الخليج مسجّلون في ثلاثة فروع: المعاشات، والتأمين ضد التعطل (ساند)، والأخطار المهنية. أما غير السعوديين فمشمولون بفرع الأخطار المهنية فقط، ويتحمّل صاحب العمل هذا الاشتراك بالكامل دون أي خصم من الموظف.
والجنسية ليست وجه الاختلاف الوحيد. فنظام التأمينات الاجتماعية الجديد، الساري من 3 يوليو 2024، لم يلغِ النظام السابق بل يعمل إلى جانبه. فالسعوديون المسجّلون قبل ذلك التاريخ يبقون على نسبة المعاشات السابقة، أما من سُجّل في ذلك التاريخ أو بعده فنسبته ترتفع نصف نقطة على كل طرف في يوليو من كل عام حتى تبلغ 11% في يوليو 2028. وهكذا يسدد زميلان على الراتب نفسه، بفارق أسابيع في التعيين، مبلغين مختلفين.
والنتيجة العملية أن موظفَين على الراتب نفسه ينتج عنهما صافي راتب مختلف وتكلفة مختلفة على صاحب العمل بحسب الجنسية. أي دورة رواتب تطبّق نسبة واحدة على الجميع ستكون خاطئة لجزء من القوى العاملة كل شهر، ويتراكم الخطأ بهدوء حتى تكشفه المراجعة أو تسوية التأمينات.
تطبّق ماغنار قواعد كل فرع على مستوى الموظف في كل دورة، فيتولّى النظام التفريق بحسب الجنسية بدلًا من أن يعتمد على من يحدّث الجدول يدويًا.
تنتهي معظم أنظمة الموارد البشرية في السوق عند قسيمة الراتب. تُحتسب الرواتب، ويُرفع الملف للبنك، ثم يعيد أحدهم إدخال الإجماليات في النظام المحاسبي كقيد يدوي. وهذه الخطوة بالذات هي التي تستهلك أيامًا من الإقفال المالي، ومنها يبدأ الاختلاف بين أرقام الموارد البشرية وأرقام المالية.
تتكامل ماغنار بشكل مباشر مع ساب بزنس ون (SAP Business One)، وترحّل القيود إلى SAP وOracle وMicrosoft Dynamics وOdoo عبر مركز التكامل. تُربط عناصر الراتب بحسابات الأستاذ العام، وتُنشأ القيود المحاسبية لكل فترة، وتُوزّع التكاليف على الأقسام والمشاريع والفروع، فتُنتج دورة الرواتب القيد المحاسبي نفسه بدلًا من تقرير ينقله شخص يدويًا.
وبالنسبة لمجموعة تدير عدة كيانات قانونية في السعودية، هذا الربط هو الفرق بين إقفال يستغرق بعد الظهر وإقفال يستغرق أسبوعًا. يرحّل كل كيان إلى حساباته بقواعده النظامية الخاصة، وتُوحَّد النتائج على مستوى المجموعة دون أن يطابق أحد جداول بيانات بين الكيانات.
كما تُرحَّل مخصصات نهاية الخدمة إلى الدفتر نفسه، وتُحوَّل القيود متعددة العملات تلقائيًا، وتُقفل الفترات بعد الترحيل - فالرقم الذي تراه المالية هو الرقم الذي أنتجته الرواتب، لا تقديرًا له.
وهذا هو الجزء الذي لا يغطيه معظم موردي أنظمة الموارد البشرية في السوق السعودي. فالنظام الذي يحتسب التأمينات بشكل صحيح ثم يسلّم المالية جدول بيانات يكون قد حلّ نصف المشكلة فقط.
حماية الأجور ومدد وما يجب أن يطابقه الملف.
يلزم نظام حماية الأجور أصحاب العمل برفع سجلات صرف الرواتب كل فترة، لتتأكد الوزارة من صرف الأجور كاملة وفي وقتها. وتتم هذه العملية في السعودية عبر منصة مدد والبنك الذي يطابق الملف مع التحويلات المنفّذة فعليًا.
يُرفض الملف عندما لا تتطابق بيانات المنشأة أو هويات الموظفين أو مكوّنات الراتب أو تواريخ الصرف مع ما هو مسجّل لدى الوزارة والبنك. وعمليًا فإن معظم حالات الرفض مشكلات بيانات لا مشكلات صرف: رقم إقامة جُدّد خلال الفترة، أو حساب بنكي تغيّر بعد إعداد الملف، أو اختلاف بين الراتب الأساسي والإجمالي نشأ أثناء تجهيز الملف يدويًا.
وكلها ترجع إلى السبب نفسه: أن الملف أُعدّ بمعزل عن دورة الرواتب. فكل خطوة تصدير إلى Excel بين احتساب الراتب ورفع الملف هي فرصة لاختلاف الرقمين.
وتكرار عدم التطابق له أثر يتجاوز الإزعاج الإداري. فالالتزام بحماية الأجور ينعكس على تصنيف المنشأة، والتصنيف يحكم صلاحيات تشغيلية من بينها إصدار التأشيرات ونقل الموظفين. فإدارة الرواتب التي تتعامل مع حماية الأجور كإجراء تنسيقي شهري تتحمّل مخاطرة تشغيلية لا مهمة كتابية.
تُنشئ ماغنار ملف حماية الأجور من دورة الرواتب نفسها التي أنتجت قسائم الرواتب، فلا يمكن أن يصف الملف أرقامًا مختلفة عن المبالغ المصروفة.
مكافأة نهاية الخدمة ولماذا تُستحق تدريجيًا.
تُكتسب مكافأة نهاية الخدمة على امتداد مدة العمل كلها، لا في لحظة انتهاء الخدمة. يمنح نظام العمل السعودي نصف شهر عن كل سنة من السنوات الخمس الأولى، وشهرًا كاملًا عن كل سنة بعدها، مع تخفيض الاستحقاق عند الاستقالة بحسب مدة الخدمة، ودفعه كاملًا عند الإنهاء من صاحب العمل.
ولأنها تُستحق تدريجيًا، فإن معاملتها كتكلفة تظهر عند المغادرة خطأ محاسبي لا مجرد اختيار في التوقيت. فالمنشأة التي تضم بضع مئات من الموظفين تحمل التزامًا كبيرًا يجب أن يظهر في المركز المالي قبل استقالة أي أحد بوقت طويل، والفرق المالية التي تعترف به عند التسوية فقط تفاجأ في أي شهر تتعدد فيه حالات المغادرة.
كما أن سلّم الاستقالة هو الجزء الأكثر عرضة للتطبيق الخاطئ، لأنه يعتمد على السنوات المكتملة عند المغادرة ويتغيّر عند حدود محددة. والخطأ لصالح الموظف مكلف، والخطأ في الاتجاه الآخر نزاع عمالي.
تحتسب ماغنار الالتزام في كل فترة وتطبّق السلّم الصحيح تلقائيًا عند التسوية، فيكون الرقم في الحسابات هو الرقم نفسه في قسيمة الراتب الأخيرة.
السعودة هي نسبة الموظفين السعوديين في القوى العاملة للمنشأة، وتُقاس ضمن برنامج نطاقات مقابل مستهدف يختلف بحسب النشاط وحجم المنشأة. والنطاق الناتج يحكم ما تستطيع المنشأة القيام به: التوظيف وإصدار التأشيرات ونقل الموظفين كلها مرتبطة بالبقاء عند الحد المطلوب أو أعلى منه.
والصعوبة التشغيلية أن النسبة تتغيّر مع كل التحاق ومغادرة، بينما تحتسبها معظم المنشآت عند الحاجة إلى رفع تقرير فقط. وعندها يكون قرار توظيف اتُّخذ قبل شهرين قد نقل المنشأة إلى نطاق أدنى، وتظهر التكلفة في صورة طلب تأشيرة مرفوض لا في صورة رقم في تقرير.
وتحويل المتعاقدين إلى موظفين، والتوظيف الموسمي، وتزامن عدة استقالات في قسم واحد، كلها تغيّر النسبة دون أن تُطرح في حينها باعتبارها قرارات تتعلق بالسعودة.
وهنا يكون متطلب التقرير وقرار الإدارة هما الرقم نفسه. تعرض ماغنار نسبة التوطين كرقم لحظي على مستوى كل كيان قانوني، مستمدًا من سجلات الموظفين نفسها التي تُشغّل الرواتب، فيُخطَّط التوظيف على الرقم الحقيقي لا على جدول كان صحيحًا في الربع الماضي.
التقويمان الهجري والميلادي في دورة رواتب واحدة.
تعمل المنشآت في السعودية عادةً بالتقويمين معًا: عقود واستحقاقات إجازات بالسنة الهجرية، وفترات رواتب وتقارير مالية بالأشهر الميلادية. والتقويمان لا يتطابقان، لأن السنة الهجرية أقصر بنحو أحد عشر يومًا.
وهذا الفرق ليس شكليًا. فالإجازة السنوية المستحقة على أساس هجري والمصروفة على رواتب ميلادية تنتج فرقًا كل سنة، ومكافأة نهاية الخدمة المحتسبة على التقويم الخاطئ تحسب السنوات المكتملة بشكل غير صحيح عند الحدود نفسها التي يتغيّر عندها الاستحقاق.
ومعظم الأنظمة تدعم تقويمًا واحدًا وتترك الآخر لتسوية يدوية، ومن هناك يبدأ وجود سجلّين - وما إن يوجد سجلّان حتى يتباعدا. تدعم ماغنار التقويمين معًا في فترات الرواتب واستحقاق الإجازات وتواريخ العقود، فلا تحتفظ المنشأة العاملة بالسنة الهجرية بدفاتر موازية تُسوّى في نهاية العام.
الأسئلة الشائعة
أسئلة يطرحها عملاؤنا في السعودية.
كيف تُحتسب التأمينات الاجتماعية في السعودية؟
تُحتسب على الأجر الخاضع للاشتراك، وهو الراتب الأساسي مضافًا إليه بدل السكن، مع استبعاد بقية البدلات وخضوع الاشتراكات لحد أقصى شهري. والسعوديون ومواطنو دول الخليج مسجّلون في فروع المعاشات والتأمين ضد التعطل (ساند) والأخطار المهنية، ويختلف توزيع الاشتراك بين الموظف وصاحب العمل بحسب الفرع.
هل يدفع غير السعوديين اشتراكات التأمينات الاجتماعية؟
لا. غير السعوديين مشمولون بفرع الأخطار المهنية فقط، ويتحمّل صاحب العمل هذا الاشتراك بالكامل دون أي خصم من الموظف. ولهذا فإن موظفَين على الراتب نفسه ينتج عنهما صافي راتب مختلف وتكلفة مختلفة على صاحب العمل بحسب الجنسية.
كيف تُحتسب مكافأة نهاية الخدمة في السعودية؟
يُستحق نصف شهر عن كل سنة من السنوات الخمس الأولى، وشهر كامل عن كل سنة بعدها. وعند إنهاء الخدمة من صاحب العمل تُدفع كاملة، أما عند الاستقالة فتُخفَّض وفق سلّم يعتمد على السنوات المكتملة، وهو الجزء الأكثر عرضة للتطبيق الخاطئ.
لماذا تُرفض ملفات حماية الأجور؟
غالبًا بسبب عدم تطابق البيانات لا بسبب خطأ في الصرف. فالملف يُرفع عبر منصة مدد ويطابقه البنك، لذا فإن رقم إقامة جُدّد خلال الفترة، أو حسابًا بنكيًا تغيّر بعد إعداد الملف، أو اختلافًا بين الراتب الأساسي والإجمالي، كلها تؤدي إلى الرفض حتى لو صُرفت الرواتب بشكل صحيح.
كيف تؤثر السعودة على التوظيف؟
تُقاس السعودة ضمن برنامج نطاقات مقابل مستهدف يختلف بحسب النشاط وحجم المنشأة، والنطاق الناتج يحكم إصدار التأشيرات ونقل الموظفين والتوظيف. ولأن النسبة تتغيّر مع كل التحاق ومغادرة، قد تنزل المنشأة إلى نطاق أدنى بسبب قرار اتُّخذ قبل أشهر ولا تكتشف ذلك إلا عند رفض طلب تأشيرة.
هل يمكن ترحيل رواتب السعودية إلى SAP Business One؟
نعم، بشكل مباشر، وكذلك إلى SAP وOracle وMicrosoft Dynamics وOdoo عبر مركز التكامل. تُربط عناصر الراتب بحسابات الأستاذ العام وتُنشأ القيود لكل فترة، فتُنتج دورة الرواتب القيد المحاسبي بدلًا من تقرير تعيد المالية إدخاله يدويًا.
ما الذي يجب البحث عنه في برنامج الموارد البشرية في السعودية؟
لا يكفي أن يحفظ برنامج الموارد البشرية في السعودية بيانات الموظفين فقط. يجب أن يطبّق اشتراكات التأمينات الاجتماعية لكل موظف مع اختلاف المعاملة بين السعوديين وغير السعوديين، وأن يُصدر ملفات حماية الأجور التي تقبلها منصة مدد من أول مرة، وأن يستحق مكافأة نهاية الخدمة أولًا بأول بدلًا من احتسابها عند انتهاء الخدمة، وأن يتابع نسب السعودة وبرنامج نطاقات، وأن يدعم التقويمين الهجري والميلادي. ودعم العربية والإنجليزية في تطبيق الويب وتطبيق الخدمة الذاتية لا يقل أهمية، لأن الموظفين يستخدمونه كل شهر. يغطي ماغنار ذلك كله في منصة واحدة، ويرحّل قيود الرواتب مباشرة إلى SAP Business One أو نظام تخطيط الموارد لديك.
ما الذي يجب أن يغطيه نظام إدارة رأس المال البشري (HCM) في السعودية؟
يحتاج نظام HCM في السعودية إلى تغطية دورة حياة الموظف كاملة والقواعد النظامية السعودية داخل المنصة نفسها: الموارد البشرية الأساسية والهيكل التنظيمي، والتأمينات الاجتماعية، وحماية الأجور عبر منصة مدد، ومكافأة نهاية الخدمة، وتقارير السعودة ونطاقات، والوقت والحضور، والتوظيف، وإدارة الأداء، ورواتب تُرحَّل إلى دفتر الأستاذ العام. تشغيل هذه العناصر في أنظمة منفصلة هو ما يخلق أعمال التسوية الشهرية. يشغّلها ماغنار كنظام واحد، بالعربية والإنجليزية، سحابيًا أو داخليًا، من 50 إلى أكثر من 50,000 موظف.