كيف يمكن لمديري الموارد البشرية إعداد أوصاف وظيفية فعالة لتحسين التوظيف والاحتفاظ بالموظفين

في هذه المقالة، سوف نستكشف العناصر الأساسية لوصف الوظيفة، مدعومة بأبحاث حول فوائدها في التوظيف والاحتفاظ بالموظفين.

العناصر الأساسية لوصف الوظيفة

مسمى وظيفي

يجب أن يكون عنوان الوظيفة واضحًا ومحددًا ويعكس مسؤوليات الدور. يساعد ذلك في تحديد التوقعات الصحيحة ويضمن وصول الوظيفة المعلن عنها إلى المرشحين المناسبين.

مثال: مستشار الموارد البشرية

ملخص الوظيفة

نظرة عامة موجزة عن الدور، بما في ذلك غرضها وأهدافها الرئيسية وكيفية ملاءمتها للمنظمة. يجب أن يكون هذا القسم موجزًا ​​وغنيًا بالمعلومات، مما يوفر للمرشحين فهمًا سريعًا لما يستلزمه العمل.

مثال:سيقدم مستشار الموارد البشرية في Magnar Systems الدعم الاستراتيجي والتشغيلي للموارد البشرية لعملائنا، مما يضمن التميز في تنفيذ حلول الموارد البشرية التي تتوافق مع أهداف العمل. يتطلب هذا الدور حلولاً استباقية للمشكلات مع فهم عميق لأفضل ممارسات الموارد البشرية وشغف بإشراك الموظفين وتطويرهم.

"وجدت دراسة أجرتها شركة Glassdoor أن الموظفين أكثر احتمالية بـ 2.5 مرة للبقاء في الشركة إذا كانت توقعات وظائفهم تتوافق مع واقع دورهم.

الواجبات والمسؤوليات

قم بإدراج المهام والمسؤوليات الأساسية المرتبطة بالدور. استخدم النقاط العريضة للتوضيح ورتبها حسب الأهمية. يجب أن يكون هذا القسم مفصلاً بما يكفي لإعطاء المرشحين رؤية شاملة لأنشطتهم اليومية.

مثال:

• المشاركة في الاجتماعات الداخلية اليومية والأسبوعية.
• فهم نطاق عمل المشروع والالتزام به.
• مساعدة مستشار HCM Magnar في تحديد أصحاب المصلحة في المشروع.
• التعاون مع مدير المشروع لإعداد وتحديث ومتابعة خطة المشروع باستخدام أدوات إدارة المشاريع.
• مساعدة مستشار ماجنار في طلب المتطلبات الفنية (إعداد النظام، الاستضافة، التراخيص، الخ).
• فهم احتياجات العميل والتوصية بالحلول (HCM Magnar Solutions).
• التعاون مع كبار الاستشاريين لجمع متطلبات العميل (المخططات والوثائق الأخرى من خلال ورش العمل).
• اتبع قوائم المراجعة الداخلية (المخطط التفصيلي، متطلبات المشروع) لمواءمة المتطلبات مع بيان عمل المشروع وخطة المشروع.
• المساعدة في تكوين وتخصيص وحدات HCM Magnar (مثل HCM، وESS، وPayroll، وما إلى ذلك).
• المشاركة في أنشطة نقل البيانات، وضمان نقل البيانات بدقة وفي الوقت المناسب.
• إجراء اختبار النظام واستكشاف المشكلات وإصلاحها أثناء التنفيذ.
• توفير التدريب للمستخدم النهائي (عبر الإنترنت أو في الموقع) والدعم بعد التنفيذ.

المؤهلات والمهارات

حدد المؤهلات التعليمية والخبرة والشهادات والمهارات اللازمة للوظيفة. فرّق بين المؤهلات "الضرورية" و"الضرورية" لمساعدة المرشحين على تقييم مدى ملاءمتهم للوظيفة.

 مثال:

• - درجة البكالوريوس في الموارد البشرية أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• 3+ سنوات من الخبرة في استشارات النظام أو دور مماثل.
• فهم قوي لرواتب الموظفين.
• مهارات ممتازة في التواصل والتعامل مع الآخرين.
• القدرة على تحليل مقاييس الموارد البشرية وتطوير رؤى قابلة للتنفيذ.
• الكفاءة في استخدام حزمة مايكروسوفت أوفيس.

ظروف العمل

وصف بيئة العمل، بما في ذلك المتطلبات الجسدية، ومتطلبات السفر، وأي ظروف أخرى قد تؤثر على قرار المرشح. تساعد هذه الشفافية في تحديد التوقعات الدقيقة.

مثال:

• يقع هذا المنصب في مكتبنا بوسط المدينة وقد يتطلب السفر من حين لآخر (حتى 10٪) لحضور اجتماعات العملاء.
• ساعات العمل القياسية مع بعض المرونة المطلوبة لتلبية مواعيد المشروع.
• القدرة على العمل في بيئة سريعة الخطى والتعامل مع مشاريع متعددة في وقت واحد.

الراتب والمزايا

على الرغم من عدم تضمين نطاق الراتب ونظرة عامة على المزايا دائمًا، إلا أن توفير نطاق الراتب ونظرة عامة على المزايا يمكن أن يجذب المزيد من المرشحين المؤهلين. كما أنه يحدد نغمة الشفافية والإنصاف.

مثال:

• نطاق الراتب التنافسي: X0,000 – X0,000 دولار أمريكي سنويًا، حسب الخبرة.
• حزمة مزايا شاملة، بما في ذلك التأمين الصحي.
• إجازة مدفوعة الأجر سخية (PTO) وجدول العطلات.
• فرص التطوير المهني.

نظرة عامة على الشركة

وصف موجز للمنظمة ورسالتها وثقافتها وقيمها. يساعد هذا القسم المرشحين على فهم الصورة الأكبر ومواءمة قيمهم الشخصية مع قيم الشركة.

مثال: تعد شركة Magnar Systems رائدة في مجال ابتكار حلول الموارد البشرية وكشوف المرتبات، وهي ملتزمة بتمكين الشركات من خلال التكنولوجيا. تتمثل مهمتنا في دفع التحول الرقمي مع الالتزام بالجودة وإرضاء العملاء. نحن نعزز ثقافة تعاونية وشاملة تقدر الإبداع والنزاهة والنمو المهني.

قيم الشركة

إن تضمين قيم الشركة يمكن أن يوفر نظرة ثاقبة لثقافة المنظمة وما تمثله الشركة. وهذا يساعد في جذب المرشحين الذين يتشاركون القيم المماثلة.

على سبيل المثال: في Magnar Systems، نتمسك بالقيم الأساسية التالية:

• التركيز على العملاء:نحن ملتزمون بتلبية احتياجات عملائنا وتجاوز توقعاتهم باستمرار.
• نزاهة:نحن نحافظ على أعلى معايير النزاهة في جميع أعمالنا.
• تعاون:نحن نؤمن بقوة العمل الجماعي وأهمية بناء علاقات قوية وتعاونية.
• التميز:نحن نسعى جاهدين لتحقيق التميز في كل ما نقوم به، ونسعى باستمرار إلى التحسين والابتكار.
• احترام:نحن نتعامل مع زملائنا وعملائنا وشركائنا باحترام وكرامة.
• التمكين:نحن نعمل على تمكين موظفينا من اتخاذ المبادرة واتخاذ القرارات التي تؤدي إلى نجاحنا.*

"وفقًا لدراسة أجرتها LinkedIn، فإن الوظائف المعلن عنها والتي تحتوي على متطلبات واضحة ومحددة تجذب 30% من الطلبات من المرشحين المؤهلين مقارنة بالوظائف المعلن عنها بشكل غامض.

هيكل التقارير

توضيح موقف الوظيفة داخل المنظمة، بما في ذلك من سيقدم الموظف تقاريره إليه وأي مسؤوليات إشرافية قد تكون لديه. يساعد هذا المرشحين على فهم مسارهم الوظيفي المحتمل ونظام الدعم الموجود.

مثال: يقدم مستشار الموارد البشرية تقاريره مباشرة إلى رئيس التنفيذ ومدير المشروع. ولا يتولى هذا الدور مسؤوليات إشرافية.

تعليمات التقديم

توفير تعليمات واضحة حول كيفية التقديم، بما في ذلك الموعد النهائي للتقديم، والمستندات المطلوبة، ومعلومات الاتصال للاستفسارات.

إن عملية التقديم المباشرة يمكن أن تعزز تجربة المرشح.

مثال:للتقديم، يرجى إرسال سيرتك الذاتية وخطابك التعريفي ومراجعك بحلول 30 يونيو 2024. يمكن إرسال الطلبات إلى الوظائف@magnarsystems.comلأي استفسارات، اتصل بنا. نتطلع إلى مراجعة طلبك!

إن تضمين هذه العناصر في أوصاف الوظائف الخاصة بك يضمن أنها شاملة وفعالة. تساعد أوصاف الوظائف الواضحة والمنظمة جيدًا في جذب المرشحين المناسبين وتحديد التوقعات الدقيقة ودعم الاحتفاظ بالموظفين من خلال مواءمة الأدوار مع أهداف وقيم المنظمة.

أهمية وجود وصف وظيفي متكامل

جذب المرشحين المؤهلين

تشير الأبحاث إلى أن الوصف الوظيفي المفصل يحسن بشكل كبير من جودة المتقدمين. ووفقًا لدراسة أجرتها LinkedIn، فإن الوظائف المعلن عنها بمتطلبات واضحة ومحددة تجتذب 30% من الطلبات من المرشحين المؤهلين مقارنة بالوظائف المعلن عنها بشكل غامض. عندما يفهم المرشحون الدور وتوقعاته بوضوح، يمكنهم تقييم ملاءمتهم بشكل أفضل ويكونون أكثر ميلاً للتقدم للوظيفة إذا استوفوا المعايير.

تحديد التوقعات بوضوح

إن الوصف الوظيفي المحدد جيدًا يحدد توقعات واضحة لكل من صاحب العمل والموظف. ويقلل هذا الوضوح من فرص سوء الفهم وعدم تطابق التوقعات، مما يؤدي إلى زيادة الرضا الوظيفي. ووجد استطلاع أجرته شركة Glassdoor أن الموظفين أكثر احتمالية بمقدار 2.5 مرة للبقاء في الشركة إذا كانت توقعاتهم الوظيفية تتوافق مع واقع دورهم.

"تشير أبحاث جالوب إلى أن الموظفين المنخرطين في عملهم أكثر إنتاجية بنسبة 21% ومعدل غيابهم عن العمل أقل بنسبة 41%."

تعزيز مشاركة الموظفين والاحتفاظ بهم

إن أوصاف الوظائف التي تحدد فرص التقدم الوظيفي وقيم الشركة يمكن أن تعزز مشاركة الموظفين. فعندما يرى الموظفون مسارًا واضحًا للنمو ويشعرون بالتوافق مع مهمة الشركة، فإنهم يصبحون أكثر تحفيزًا والتزامًا. تشير أبحاث جالوب إلى أن الموظفين المنخرطين في العمل أكثر إنتاجية بنسبة 21% ولديهم معدل غياب أقل بنسبة 41%.

الحماية القانونية

يمكن أن توفر أوصاف الوظائف الدقيقة أيضًا الحماية القانونية. في حالة حدوث نزاعات أو مطالبات، يمكن أن يكون وصف الوظيفة الموثق جيدًا بمثابة دليل على متطلبات الدور وتوقعات صاحب العمل. يمكن أن يكون هذا مهمًا بشكل خاص في الحالات المتعلقة بقضايا الأداء أو مطالبات التمييز.

الكلمات الاخيرة

باعتبارك مديرًا للموارد البشرية، فإن صياغة وصف وظيفي شامل ودقيق يعد خطوة بالغة الأهمية في عملية التوظيف. فهو لا يجذب المواهب المناسبة فحسب، بل يمهد الطريق أيضًا لدمج الموظفين والاحتفاظ بهم بنجاح. ومن خلال تضمين عناصر أساسية مثل المسمى الوظيفي الواضح، والمهام التفصيلية، والمؤهلات المطلوبة، والنظرة العامة الشفافة للراتب والمزايا، يمكنك إنشاء أوصاف وظيفية فعالة ومفيدة لمؤسستك.

إن استثمار الوقت والجهد في كتابة أوصاف وظيفية شاملة ليس مجرد ممارسة جيدة؛ بل إنه خطوة استراتيجية يمكنها أن تعزز بشكل كبير عملية التوظيف وتساهم في نجاح المنظمة على المدى الطويل. تذكر أن الوصف الوظيفي ليس مجرد قائمة بالمهام، بل هو أداة قوية لتشكيل قوة العمل الخاصة بك ودفع شركتك إلى الأمام.

تعرف على المزيد حول Magnar HCM

إذا كنت تبحث عن تبسيط عمليات الموارد البشرية الخاصة بك وإنشاء أوصاف وظيفية فعالة بسهولة، فتفضل بزيارة تضخيم HCMيمكن أن تساعدك حلولنا المبتكرة في جذب أفضل المواهب والاحتفاظ بها وإشراكها.

اتصل بنا على sales@magnarsystems.com للحصول على نسخة تجريبية مجانية.